DS Avocats Canada S.E.N.C.R.L (« PRELIA », « nous » ou « le cabinet ») s’engage à maintenir la confidentialité des renseignements personnels recueillis auprès de nos clients et de tiers (« vous ») dans le cadre de la prestation de services juridiques et de nos activités commerciales.

Cette Politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») a été mise en place afin de vous aider à comprendre nos pratiques de collecte, d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels, conformément aux exigences réglementaires applicables, y compris les lois sur la protection de la vie privée, ainsi qu’aux obligations professionnelles des membres de ce cabinet.

Cette Politique s’applique à tous les associés, professionnels, employés et membres du personnel de Prelia (les « Membres de ce Cabinet ») ainsi qu’aux fournisseurs, consultants et partenaires commerciaux du Cabinet.

Consentement

En fournissant des renseignements personnels à Prelia ou à ses fournisseurs de services et mandataires, vous nous autorisez à collecter, utiliser et divulguer ces renseignements personnels conformément à cette Politique de confidentialité et tel qu’autorisés ou exigés par la loi.

Sous réserve des exigences légales et contractuelles, vous pouvez refuser ou retirer votre consentement à certaines fins à tout moment en contactant le représentant de la confidentialité de Prelia. Si vous refusez ou retirez votre consentement, cela peut affecter notre capacité à vous fournir ou à continuer de vous fournir certains services ou informations susceptibles de vous être utiles. Toutes les demandes de service doivent être accompagnées de renseignements personnels afin de permettre le traitement de vos demandes.

En conséquence, l’individu autorise Prelia à collecter, utiliser et partager ces informations avec des tiers. De plus, il autorise l’utilisation et la conservation des données personnelles aussi longtemps que nécessaire (voir le paragraphe Durée de conservation des données). Cette autorisation reste valide même après la fin de la relation avec le cabinet, sauf retrait formel et écrit de l’individu.

En outre, si vous fournissez à Prelia ou à ses fournisseurs de services et mandataires des renseignements personnels concernant un autre individu, vous déclarez disposer de l’autorité nécessaire pour ce faire et/ou avoir obtenu tous les consentements requis de cet individu afin de permettre à Prelia de collecter, utiliser et divulguer ces renseignements personnels aux fins décrites dans la présente Politique de confidentialité.

Le cabinet n’utilise ni ne divulgue les renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée, sauf lorsque la loi l’autorise ou l’exige.

Types de renseignements personnels recueillis par Prelia

La législation canadienne sur la vie privée définit généralement le terme « renseignements personnels » comme toute information concernant un individu identifiable, directement ou indirectement. Dans le cadre de la présente Politique, les « renseignements personnels » incluent les informations concernant un individu identifiable, telles que définies périodiquement par la législation sur la protection de la vie privée applicable.

Dans le cadre de nos activités et de la prestation de nos services, nous pouvons recueillir et traiter divers types de renseignements personnels, notamment :

• Informations d’identité (nom, prénom, état civil, date de naissance, copies du permis de conduire, copies de la carte d’assurance maladie, données de passeport, etc.)

• Coordonnées (adresse postale, adresse e-mail et numéro de téléphone)

• Informations financières et de facturation (informations de crédit, informations bancaires, adresse de facturation et sources de financement collectées conformément aux lois sur la lutte contre le blanchiment d’argent et intégrées dans nos procédures d’acceptation des clients)

• Informations commerciales, y compris celles fournies dans le cadre de la relation contractuelle ou client entre vous ou votre société et Prelia, ou volontairement fournies par votre société

• Informations pertinentes à la prestation de nos services, y compris les renseignements personnels relatifs à un litige, une plainte, une enquête, un arbitrage ou tout autre conseil juridique requis

• Informations marketing et préférences de communication

• Informations sur l’utilisation de notre site Web et autres informations techniques (détails des visites sur notre site, interaction avec notre contenu en ligne, informations collectées via des cookies ou autres technologies de suivi). Pour plus d’informations, veuillez consulter notre Politique sur les cookies

• Informations liées au recrutement (curriculum vitae, formation académique, expérience professionnelle, intitulé de poste, nom de l’employeur, vérification des antécédents criminels et toute autre information pertinente pour un recrutement éventuel par notre cabinet)

• Renseignements personnels fournis par ou au nom de nos clients ou générés par Prelia dans le cadre de la prestation de nos services, qui peuvent, le cas échéant, inclure certains renseignements personnels sensibles (origine raciale ou ethnique, opinions politiques, convictions religieuses ou philosophiques, appartenance à un syndicat, données génétiques ou biométriques, état de santé mentale ou physique, vie sexuelle ou orientation sexuelle)

• Renseignements personnels concernant un client, fournisseur, consultant ou sous-traitant, ainsi que leurs administrateurs, dirigeants, actionnaires, parties adverses, témoins potentiels ou réels, autres avocats, médiateurs et arbitres

  
  

Méthodes de collecte

La majorité des renseignements personnels que Prelia recueille proviennent directement de vous, par exemple lorsque vous interagissez avec nous en visitant nos bureaux ou en communiquant par téléphone, e-mail, fax, vidéoconférence, message texte ou via notre site Web ou nos réseaux sociaux. Nous collectons également vos renseignements personnels lorsque vous vous inscrivez à nos formations, séminaires, infolettres et activités de recrutement.

Prelia peut également recueillir certaines informations à votre sujet par le biais de plateformes accessibles au public ou de tiers, y compris, mais sans s’y limiter, les institutions financières, les témoins dans un litige, d’autres parties impliquées dans votre transaction ou dossier, des comptables ou autres conseillers professionnels et bureaux de crédit.

De plus, nous recueillons automatiquement certaines informations non identifiables lorsque vous naviguez sur notre site Web ou cliquez sur, ou ouvrez, les courriels envoyés par Prelia.

Lors de la collecte de renseignements personnels, le cabinet peut utiliser des technologies incorporant des fonctionnalités d’identification, de localisation et de profilage. Le profilage implique la collecte et l’utilisation des caractéristiques d’une personne afin d’évaluer certains traits spécifiques.

Limitations

Nous ne collectons pas sciemment d’informations auprès de mineurs de moins de 14 ans. Si vous avez moins de 14 ans, ne nous fournissez aucun renseignement personnel sauf si vous nous fournissez la preuve du consentement exprès de vos parents ou tuteur. Si vous êtes parent ou tuteur et découvrez que votre enfant nous a fourni des renseignements personnels, veuillez nous contacter. Si nous apprenons que nous avons collecté des renseignements personnels d’un mineur de moins de 14 ans sans le consentement préalable d’un parent ou tuteur, nous prendrons des mesures raisonnables pour détruire ces informations.

Tout renseignement personnel fourni avant que nous ayons confirmé par écrit notre engagement à vous représenter, vous ou votre entreprise ou organisation, ou à agir pour leur compte, n’est pas soumis au secret avocat-client, car une relation client-avocat n’a pas encore été établie. Ces renseignements peuvent donc être divulgués à des tiers.

Finalité de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation des renseignements personnels

Prelia recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels uniquement aux fins identifiées ci-après et auxquelles vous avez consenti au moment de la collecte, conformément à la loi applicable.

De manière générale, nous collectons des renseignements personnels auprès de nos clients et d’autres individus :

• Pour établir, maintenir et gérer nos relations clients et commerciales

• Pour fournir des services juridiques et des conseils à nos clients et réaliser nos activités professionnelles

• Pour vérifier l’existence de conflits d’intérêts afin de déterminer si nous pouvons entrer dans une relation professionnelle avec un client ou commerciale avec un fournisseur ou un tiers

• Pour respecter nos obligations légales et professionnelles, y compris les règles d’identification et de vérification des clients, ainsi que les autres exigences des barreaux provinciaux auxquels nos avocats appartiennent

• Pour respecter les exigences légales et les décisions judiciaires

• Pour communiquer avec un client, un fournisseur ou un tiers et gérer leur dossier

• À des fins de facturation, comptabilité et recouvrement

• À des fins de recrutement du personnel

• Pour assurer la sécurité de nos employés, clients, installations, site Web, équipements et réseau informatique, et pour détecter et prévenir la fraude et le vol

• Pour communiquer du matériel promotionnel à nos clients, notamment notre infolettre

• Pour les audits internes, externes et réglementaires

• Pour toute autre fin autorisée ou requise par la loi ou le règlement applicable

• Pour tout autre usage auquel vous avez consenti

Destinataires des données personnelles

Vos renseignements personnels peuvent être partagés avec différents destinataires, notamment :

• Nos fournisseurs : Nous collaborons avec des fournisseurs tiers qui nous aident à gérer diverses technologies, telles que le site Web, le développement d’applications, la maintenance et le traitement des données, ainsi qu’avec des fournisseurs offrant des services administratifs et de gestion documentaire.

• La transmission des informations à nos fournisseurs de services se limite à ce qui est nécessaire à l’exécution de leurs fonctions. Les contrats conclus avec ces fournisseurs les obligent à maintenir la confidentialité de ces informations. La sélection de ces fournisseurs repose sur des critères rigoureux, et tous doivent respecter scrupuleusement les normes de confidentialité définies dans nos accords contractuels.

• Obligations légales : Lorsque requis par la loi, nous pouvons divulguer des renseignements personnels et autres informations aux autorités gouvernementales et aux organismes d’application de la loi. Il est important de noter que cette divulgation peut être effectuée conformément à nos obligations légales.

• Autres : Nous pouvons divulguer des renseignements personnels à des tiers tels que parties adverses, parties intéressées, avocats et conseillers adverses, témoins, décideurs et experts.

Mesures de sécurité

Nous respectons des normes juridiques largement reconnues pour sécuriser les renseignements personnels reçus, tant lors de leur transmission que de leur réception. Nous avons mis en place des mesures de sécurité physiques, technologiques et organisationnelles, incluant l’élaboration de politiques et procédures de gestion des renseignements personnels, la formation de nos employés, la mise en place de systèmes pour contrôler l’accès restreint à nos installations et la limitation de l’accès à nos serveurs et aux fichiers qu’ils contiennent.

Malgré toutes nos ressources, aucune méthode de transmission ou de stockage électronique n’est totalement sans risque. Par conséquent, nous ne pouvons garantir la sécurité absolue de vos renseignements personnels. En utilisant nos services et en nous envoyant vos renseignements personnels, vous reconnaissez et acceptez que vous le faites à vos propres risques. Nous ne pouvons non plus garantir que ces informations ne seront pas consultées, obtenues, divulguées, altérées ou détruites à la suite d’une faille de nos mesures de sécurité physiques, technologiques et organisationnelles. Si vous avez des raisons de croire que vos renseignements personnels ont été compromis, veuillez en informer immédiatement le responsable de la confidentialité mentionné dans la section Contactez-nous.

Stockage de vos renseignements personnels

Vos données personnelles sont stockées de manière sécurisée, soit dans nos locaux, soit sur des serveurs sous le contrôle de Prelia, situés dans nos bureaux ou chez nos fournisseurs de services.

Prelia a mis en œuvre des mesures de sécurité administratives et technologiques appropriées à la sensibilité de vos renseignements personnels afin d’assurer leur confidentialité. Nous utilisons des réseaux de données sécurisés protégés par des pare-feux conformes aux normes industrielles et veillons à la sécurité des renseignements personnels des clients communiqués à des tiers pour traitement.

Durée de conservation des données

La durée de conservation des renseignements personnels varie selon les services offerts et le type d’information. Conformément à la politique du cabinet sur la conservation des dossiers, les fichiers clients sont conservés pendant les périodes définies par les barreaux compétents. Ces périodes varient généralement entre sept (7) et quinze (15) ans (selon la juridiction) après la clôture du dossier. De plus, la politique prévoit une période de conservation prolongée pour certains types de dossiers en raison de leur nature spécifique. Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, le cabinet les détruit ou les supprime conformément à ses politiques et procédures, soit à sa demande, soit en conformité avec la loi.

Transfert de données personnelles

Prelia peut stocker et traiter vos renseignements personnels dans ses bureaux à Québec, Montréal, Ottawa, Gatineau, Calgary et Vancouver.

Hébergement et stockage des données

Notre site Web est hébergé sur la plateforme Wix.com. Wix.com nous fournit la plateforme en ligne qui nous permet de présenter nos services et d’interagir avec les visiteurs. Vos informations peuvent être stockées via les services de stockage de données, bases de données et applications générales de Wix.com.

Wix stocke les données sur des serveurs sécurisés situés aux États-Unis, en Europe et dans d’autres juridictions selon les besoins pour fournir ses services. Wix maintient des certifications de sécurité conformes aux normes industrielles et respecte le RGPD et d’autres cadres de protection des données pertinents.

Lorsque vous visitez notre site Web, Wix peut collecter automatiquement des informations techniques telles que votre adresse IP, type d’appareil, navigateur, données de session et cookies pour assurer le bon fonctionnement, la sécurité et l’analyse du site.

De plus, le cabinet fait partie du réseau mondial de cabinets d’avocats Prelia et, dans la mesure où cela peut être nécessaire pour l’exécution d’un mandat, il est possible que vos renseignements personnels soient transférés vers un pays où Prelia est implanté (par exemple, Chili, Allemagne, Italie). Dans ce cas, vous serez informé du transfert.

Vos droits et comment les exercer

• Demande d’accès : Sur demande écrite, Prelia vous informera, sauf exceptions spécifiques, de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation à des tiers de vos renseignements personnels, et vous donnera la possibilité d’y accéder. Veuillez adresser vos demandes au Responsable de la confidentialité, dont les coordonnées figurent dans la section Contactez-nous ci-dessous.

• Droit de rectification : Vous pouvez demander la rectification de toute information inexacte vous concernant, ainsi que l’ajout de données manquantes (par exemple, numéro d’appartement dans une adresse) en relation avec la finalité du traitement.

• Droit à la suppression des données : Vous pouvez demander à Prelia de supprimer vos données personnelles, sous certaines conditions et sous réserve des exceptions prévues par la loi applicable.

• Droit de restreindre le traitement : Si vous contestez l’exactitude de vos données ou vous opposez à leur traitement, vous pouvez demander à Prelia de restreindre ce traitement. Dans ce cas, Prelia examinera votre demande et vous pourrez demander la suspension de l’utilisation de vos données pendant cette période. De même, si Prelia envisage de supprimer certaines données, vous pouvez demander de restreindre leur traitement afin de conserver les données, par exemple pour exercer un droit particulier.

• Droit à la portabilité des données : Si le traitement de vos données repose sur votre consentement ou sur un contrat, vous avez le droit de recevoir les données personnelles que vous avez fournies à Prelia dans un format structuré et largement utilisé, afin de les transférer à un autre responsable de traitement. Lorsque techniquement possible, vous pouvez également demander à Prelia de transférer ces données directement à l’autre responsable désigné.

• Droit d’opposition : Vous avez le droit de vous opposer à l’utilisation de vos données par Prelia à des fins spécifiques, en fournissant des motifs liés à votre situation particulière (sauf en cas de prospection commerciale).

• Droit de déposer une plainte : Si vous estimez que vos droits relatifs à la protection de vos renseignements personnels ou données ont été violés, vous pouvez déposer une plainte auprès de l’autorité réglementaire compétente ou recourir aux tribunaux.

Contactez-nous

Pour toute question, commentaire ou préoccupation concernant cette Politique, ou pour déposer une plainte, exercer vos droits ou obtenir davantage d’informations sur nos politiques et pratiques relatives au traitement des renseignements personnels, veuillez contacter notre Responsable de la confidentialité par courriel à privacy@dsavocats.ca ou par courrier à l’adresse suivante :

DS Avocats Canada S.E.N.C.R.L

À l’attention du Responsable de la confidentialité

400-580 Grande Allée Est Québec, Québec

G1R 2K2 Canada

Nous nous engageons à répondre à vos préoccupations dans les meilleurs délais et à traiter toutes les questions de confidentialité avec le plus grand soin.

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Veuillez nous accorder un délai raisonnable pour traiter votre demande de désabonnement, qui sera effectuée dès que possible conformément à nos procédures internes.

Modifications de cette politique de confidentialité

Prelia peut modifier cette politique occasionnellement, notamment pour se conformer à tout développement réglementaire, légal, éditorial ou technique. Le cas échéant, nous mettrons à jour la date de « dernière mise à jour » et indiquerons la date des modifications. Toute information personnelle que nous détenons à votre sujet sera traitée conformément à la version de la Politique alors en vigueur.